Làm gì để tránh sai sót khi bàn giao nhà cho khách?

03/10/2016 08:57
TNNĐ-Tiếp nhận và bàn giao căn hộ tại các dự án là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa khách hàng và chủ đầu tư. Thực tế, nhiều tranh chấp đã nảy sinh do thiếu quy trình chuyên nghiệp ở công đoạn này.

Dưới đây là quy trình 4 bước, do ông Nguyễn Duy Thành, Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu (Global Home), chia sẻ đến Báo VietNamNet.

Bước 1: Chuẩn bị danh mục các căn hộ đã đủ điều kiện bàn giao

-Ban QLDA, Giám sát thi công, Nhà thầu chính kiểm tra các căn hộ nhà thầu đã hoàn tất theo điều kiện hợp đồng thi công xây lắp theo từng đợt thông báo của nhà thầu

-Nghiệm thu kỹ thuật các căn hộ đủ điều kiện bàn giao

-Lập danh mục cụ thể các căn hộ đã được nghiệm thu đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận để bàn giao cho khách hàng

>>> Nhà dưới 1 tỷ đồng vẫn trong tình trạng khan hiếm

TNNĐ-Cuối năm, nhu cầu mua nhà của người dân tăng lên, đặc biệt là phân khúc nhà giá rẻ. Tuy nhiên, theo đánh giá của nhiều chuyên gia cũng như người mua nhà, căn hộ tầm tiền khoảng 1 tỷ đồng ngày càng khan hiếm.

 

Bước 2: Tiếp nhận các căn hộ đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho khách hàng

-Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận danh mục các căn hộ đã hoàn tất đủ điều kiện bàn giao từ Ban Quản lý dự án

-Tổ Bàn giao kiểm tra lại tình trạng các căn hộ theo danh mục và xác nhận các căn hộ đã hoàn tất, đủ điều kiện bàn giao cho Bộ phận Kinh doanh để thông báo cho khách hàng

-Bộ phận Kinh doanh thông báo cho khách hàng có các căn hộ đã đủ điều kiện giao theo danh mục hoàn tất các thủ tục thanh toán với bộ phận kinh doanh, tài chính… để đủ điều kiện nhận căn hộ từ Tổ bàn giao

-Bộ phận Kinh doanh thống nhất lịch/kế hoạch giao nhận căn hộ với các khách hàng trong danh mục đã hoàn tất thủ tục tài chính và thông báo cho Tổ bàn giao chuẩn bị thủ tục giao nhận

-Tổ bàn giao kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng các biên bản giao nhận theo qui định cho từng căn hộ, phân công nhân viên đón tiếp từng khách hàng theo lịch/kế hoạch nhận được từ Bộ phận Kinh doanh.


Ông Nguyễn Duy Thành Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu


Bước 3: Bàn giao căn hộ cho khách hàng

*Trước khi khách hàng tới nhận căn hộ

-Tổ bàn giao chuẩn bị hồ sơ, biên bản bàn giao từng căn hộ theo lịch hẹn với khách hàng

-Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách hàng kiểm tra lần cuối về điều kiện vệ sinh, điện, nước, trang thiết bị sẽ bàn giao theo danh mục, chìa khóa căn hộ… bên trong các căn hộ chuẩn bị bàn giao cho khách.

-Tổ bàn giao phối hợp với các bộ phận bảo vệ, vệ sinh, nhà thầu, thang máy kiểm tra và đảm bảo tuyến dẫn khách đi kiểm tra căn hộ sẵn sàng, an toàn và sạch sẽ.

*Khách tới nhận căn hộ:

-Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách kiểm tra, đối chiếu các thông tin, hồ sơ để đảm bảo Khách hàng đã hoàn tất các trách nhiệm tài chính, hành chính, đủ điều kiện tiếp nhận căn hộ.

-Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ thông báo/giải đáp thắc mắc cho khách hàng về tình trạng căn hộ, các trang thiết bị đã lắp đặt theo danh mục đã hoàn tất theo hợp đồng đủ điều kiện bàn giao và mời khách đi kiểm tra căn hộ.

Lưu ý: Trước khi dẫn khách Nhân viên phụ trách bàn giao cần kiểm tra và chắc chắn mang theo hồ sơ bàn giao, danh mục thiết bị, chìa khóa căn hộ… nón bảo hộ cho khách cùng các lưu ý an toàn trên đường đi.

>>>> Mua nhà thời đại M&A: lưu ý rắc rối pháp lý

TNNĐ-Thị trường bất động sản (BĐS) vẫn đang bùng nổ nhiều thương vụ mua bán - sáp nhập (M&A), trong đó có nhiều dạng, nhiều hình thức. Đây chính là điểm người mua nhà cần lưu ý vì rất dễ nảy sinh các rắc rối pháp lý kèm theo nếu không cẩn trọng.

 

*Tại căn hộ kiểm tra:

-Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng kiểm tra số lượng/chất lượng trang thiết bị, vật liệu hoàn thiện đã lắp đặt tại căn hộ theo danh mục.

-Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn và giải thích các thắc mắc, ghi nhận các ý kiến yêu cầu của Khách hàng về căn hộ vừa kiểm tra. Xác nhận cuối cùng của khách hàng về đồng ý/không đồng ý tiếp nhận căn hộ.

-Trong khi trở về Văn phòng tổ kiểm tra, qua hành lang, sảnh thang máy, Nhân viên phụ trách bàn giao giới thiệu cho khách hàng các vị trí thang thoát hiểm, thang máy, phòng gom rác, phòng kỹ thuật, tủ chữa cháy, vị trí ấn chuông báo cháy…

*Tại Văn phòng tổ bàn giao (sau khi kiểm tra căn hộ)

+Đối với khách hàng đồng ý tiếp nhận căn hộ:

-Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hảng ký các biên bản giao nhận căn hộ

-Bàn giao chìa khóa, copy hồ sơ giao nhận, sổ tay cư dân, qui chế sử dụng chung cư… và hướng dẫn Khách hàng liên lạc với Ban Quản lý Chung cư để được trợ giúp khi dọn tới căn hộ và sinh hoạt tại chung cư.

+Đối với khách hàng từ chối tiếp nhận căn hộ:

-Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng ghi ý kiến từ chối tiếp nhận căn hộ vừa kiểm tra và các yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện căn hộ vào biên bản, phiếu yêu cầu sửa chữa.

-Nhân viên phụ trách bàn giao ghi nhận các ý kiến, yêu cầu của khách hàng, hẹn thông báo cho khách hàng tình trạng xử lý và thời gian hoàn tất sửa chữa và mời khách hàng tới kiểm tra, tiếp nhận bàn giao.

 

Bước 4: Sửa chữa/hoàn thiện căn hộ, chuyển giao hồ sơ

Thứ nhất: Đối với những căn hộ phải sửa chữa:

-Ban Quản lý dự án rà soát danh mục yêu cầu sửa chữa/hoàn thiện căn hộ do khách hàng yêu cầu sau khi kiểm tra căn hộ và từ chối tiếp nhận. Xác nhận các hạng mục thuộc phạm vi trách nhiệm, yêu cầu nhà thầu sửa chữa, hoàn thiện với các yêu cầu cụ thể về chất lượng và thời gian phải hoàn tất để bàn giao.

-Tổ Bàn giao kiểm tra/nghiệm thu công tác sửa chữa/hoàn thiện của Nhà thầu khi tới thời hạn phải hoàn tất

-Các căn hộ đã được Nhà thầu sửa chữa/hoàn thiện đúng yêu cầu: nghiệm thu và thông báo cho Khách hàng tới tiếp nhận theo trình tự Bước 3

-Các căn hộ đã được nhà thầu sửa chữa/hoàn thiện nhưng KHÔNG đạt yêu cầu: Tổ Bàn giao lập biên bản không nghiệm thu và yêu cầu nhà thầu hoàn tất việc sửa chữa hoàn thiện đúng yêu cầu với thời gian phải xong để Tổ Bàn giao thông báo cho Khách hàng thời gian tới tiếp nhận căn hộ theo trình tự Bước 3

Thứ 2: Đối với những căn hộ đã được khách hàng nhận:

-Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ tập hợp hồ sơ bàn giao theo qui định, lập báo cáo các căn hộ đã bàn giao, tình trạng hồ sơ hoàn tất nộp cho quản lý Tổ bàn giao để chuyển về bộ phận Kinh doanh, tài chính…. lưu trữ và sử dụng. Copy 1 bản lưu tại Tổ Bàn giao

-Tổ Bàn giao tổng hợp danh sách các căn hộ đã bàn giao cho khách hàng, thông tin khách hàng từng căn hộ và bàn giao hồ sơ cho Ban Quản lý Chung cư tiếp nhận phục vụ vận hành chung cư.


Quy trình tiếp nhận và bàn giao căn hộ


Nhiệm vụ chi tiết cho các phòng ban liên quan

Để thực hiện thành công việc bàn giao căn hộ cho khách hàng nhằm tránh sai sót, các bộ phận liên quan cũng được quy định nhiệm vụ cụ thể, chi tiết. Trong đó bộ phận Quản lý dự án là đầu mối phối hợp, kiểm soát Nhà thầu, Giám Sát, Nghiệm thu trong công tác hoàn tất thi công các căn hộ đúng yêu cầu và tiến độ để bàn giao.

Bộ phận kinh doanh là đầu mối kết nối giữa Khách hàng và Ban Quản lý Dự án, Tổ Bàn giao căn hộ. Tổ Bàn giao căn hộ được thành lập với sự tham gia nhân sự của Ban Quản Lý Dự án, Ban Quản lý Chung cư, nhân viên kinh doanh.

Tổ Bàn giao trực thuộc Ban Quản Lý dự án,Là đầu mối tiếp nhận số lượng căn hộ đã hoàn tất, thông tin khách hàng đủ điều kiện bàn giao và tiếp nhận căn hộ, thực hiện việc bàn giao căn hộ cho Khách hàng theo qui trình.

Sau khi đã hoàn tất thủ tục bàn giao căn hộ cho khách hàng, Bộ phận quản lý vận hành chung cư tiếp nhận Khách hàng đã nhận bàn giao, cung cấp các qui chế

sử dụng, Nội qui chung cư, hướng dẫn, trợ giúp và chăm sóc khách hàng khi chuyển tới sinh hoạt và đảm bảo cung cấp dịch vụ vận hành chung cư theo qui định trong từng giai đoạn cho cư dân và xử lý tất cả các vấn đề của cư dân theo nhiệm vụ.


Nguyễn Duy Thành

Vietnamnet

http://vietnamnet.vn/vn/bat-dong-san/thi-truong/329412/lam-gi-de-tranh-sai-sot-khi-ban-giao-nha-cho-khach-p1.html

Tags: quy trình bàn giao nhà, bàn giao căn hộ, hợp đồng mua bán nhà,

Tin mới nhất

Trang Tin Nhanh Nhà Đất giữ bản quyền nội dung trên website này

Giấy phép số: 3555/GP-TTĐT, do Sở TT&TT Hà Nội cấp.

Ghi rõ nguồn "Tinnhanhnhadat.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.

Các trang ngoài sẽ được mở ra cửa sổ mới, Tinnhanhnhadat.vn không chịu trách nhiệm

về thay đổi nội dung các trang ngoài.

Mọi thắc về nội dung, bài viết, vui lòng liên hệ qua Email: [email protected]

Hoặc số điện thoại: 0965 41 3309